El próximo día 13 de junio entrará en funcionamiento el canal ético de denuncias de Mercajerez, que responde a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en su art. 13.1.g, que considera a Mercajerez como una entidad del sector público obligada a disponer de un Sistema Interno de Información.
Según la citada norma el Sistema Interno de Información debe contener:
- un canal interno de comunicación
- un responsable del correspondiente sistema
- un procedimiento para la gestión de la información
- y una política con los principios generales en materia de SIC y defensa del informante.
Para ello Mercajerez ha creado un canal de información interno llamado Canal Ético de Denuncias
Se entiende por canal ético de denuncias a la configuración de una página web donde se recogerá la
información (denuncias y consultas) que realicen los usuarios informantes. La organización que implante el canal accederá a un sistema que le permitirá gestionar la información recibida (denuncias y consultas), garantizándose en todo momento la seguridad y la confidencialidad de la información, y, en definitiva, la protección del informante que el ordenamiento requiere.
Para su puesta en marcha se ha partido del buzón de transparencia de la página web de Mercajerez, que es considerado por la ley como un canal interno adecuado. Si bien, el contenido del mismo ha sido adaptado, ya que es necesario advertir al informante de que la comunicación será almacenada, así como que el tratamiento de sus datos se efectuará de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
El antiguo canal existente llamado buzón de transparencia pasa a llamarse canal ético de denuncias. Este, enlazará con una plataforma o página web donde se recogerá la información (denuncias y consultas) que realicen los usuarios informantes.
La base de este canal será la figura del responsable del sistema, encargado de dar los roles a los usuarios del mismo y administrar el canal y el tramitador, responsable de la evaluación de la información recibida y que informará de la misma al comité de prevención de riesgos penales de la empresa para que realice la investigación pertinente asesorado por el tramitador y establezca las medidas y la respuesta al caso. También el sistema garantizará el anonimato del informante que podrá poner una denuncia con todos los detalles que tenga o simplemente hacer una consulta.
Este canal permitirá el anonimato o no, si es deseo del informante, pero garantiza la protección en todo momento de la persona que usa el canal así como el hermetismo y la seguridad en el mantenimiento de la información, que permita su correcta tramitación y proceso, dando lugar a una respuesta acorde a la legalidad y en su caso realizar la correspondiente remisión de la denuncia al ministerio fiscal o incluso a la fiscalía europea, si de asuntos comunitarios se tratara.
Una vez concluido los trámites la información será eliminada sin dejar rastro, protegiendo así ya definitivamente al informante.
Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
Tras la recepción de la comunicación, Mercajerez enviará acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días. A partir de ese momento, se iniciará el cómputo del plazo de 3 meses para resolver el expediente. En el caso de que por cualquier motivo, no se emita dicho acuse de recibo, el plazo comenzará a partir del séptimo día de la comunicación por el informante.
Por otro lado, este protocolo en su totalidad, ha sido integrado en la parte correspondiente a canal de denuncias en el Manual de Prevención de Riesgos Penales (MPRP) de Mercajerez.